Beim Erstellen des Dienstplans sind einige rechtliche Vorgaben zu beachten:
Urkunde
Wichtig: Der Dienstplan gilt rechtlich als Urkunde, deshalb müssen Eintragungen, Korrekturen und Änderungen dokumentiert und zweifelsfrei nachvollziehbar sein.
Arbeitszeitrecht
Hierzu gehören die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), gültige Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie die Arbeitsverträge der Beschäftigten.
Dabei legt das ArbZG Mindeststandards fest, innerhalb derer die Arbeitszeiten flexibel gestaltet werden können. Dazu gehören:
- Werktägliche Arbeitszeit von höchstens 8 Stunden (unter bestimmten Kriterien verlängerbar auf bis zu 10 Stunden).
- Bei einer Arbeitszeit zwischen 6 und 9 Stunden muss eine halbstündige Pause eingelegt werden, über 9 Stunden eine dreiviertel Stunde. Ein Unterteilen dieser Pausen in mindestens 15-minütige Abschnitte ist möglich, nicht aber ein Platzieren an den Anfang oder das Ende der Gesamtarbeitszeit.
- Zwischen den Arbeitszeiten sind mindestens 11 Stunden Ruhezeit einzuhalten, bei Einhaltung bestimmter Ausgleichslösungen ist diese in Pflegeeinrichtungen auf 10 Stunden verkürzbar.
- Bereitschaftsdienste sind keine Ruhezeiten. Sie können aber bei entsprechendem Ausgleich bis zur Hälfte der Ruhezeit angeordnet werden.
- Bei Nachtarbeit gilt eine strengere Ausgleichsregelung für Abweichungen von der Standard-Arbeitszeit.
- Bei Nachtarbeit haben Beschäftigte zudem aufgrund der erhöhten Belastung Anspruch auf eine regelmäßige arbeitsmedizinische Vorsorge.
Nähere Einzelheiten sind den §§ 2 bis 6 des ArbZG zu entnehmen.
Abweichende Regelungen
In einem Tarifvertrag oder auf Grund eines Tarifvertrags in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung können von diesen allgemeinen Vorgaben abweichende Regelungen getroffen werden. Die zulässigen Abweichungen sind in §7 ArbZG beschrieben.
Schutzbedürftige Personengruppen
Ausnahmen zu den im vorigen Abschnitt genannten Arbeitszeitregelungen gibt es für besonders schutzbedürftige Personen, zu denen Jugendliche, werdende und stillende Mütter, Zivildienstleistende und schwerbehinderte Menschen gehören. Die zugehörigen Rechtsquellen sind in Tabelle 1 aufgeführt.
Die in diesen Rechtsquellen genannten Ausnahmen beziehen sich auf Parameter wie die Dauer der täglichen Arbeitszeit, Verbote von Nachtarbeit für einzelne Gruppen, Sonderregelungen für Schichtarbeit, Pausen, Urlaub und Überstunden sowie Verbote einzelner Tätigkeiten. Für Details sei auch an dieser Stelle auf die entsprechenden Rechtsquellen verwiesen.
| Personengruppe | Zugehörige Rechtsquelle |
| Jugendliche | Jugendarbeitsschutzgesetz (JuArbSchG) |
| Werdende und stillende Mütter | Mutterschutzgesetz (MuSchG) |
| Zivildienstleistende | Zivildienstgesetz (ZDG) |
| Schwerbehinderte Menschen | Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX) |
Tabelle 1: Besonderheiten bei besonders schutzbedürftigen Personen
Anteil examinierter Fachkräfte
Detailliert geregelt wird die Personalbemessung in vollstationären Pflegeeinrichtungen im § 113c SGB XI, auf den hier auch für die Darstellung der konkreten Regelungen verwiesen sein soll.
Seit 2023 regelt die neue Vorgabe zur Personalbemessung in der Pflege (PeBeM) das Verhältnis von Pflegekräften zur Anzahl pflegebedürftiger Personen. Dabei wird der Personalbedarf individuell für jede Einrichtung einzeln berechnet, abhängig von Anzahl und Pflegegrad der Bewohnerinnen und Bewohner. Pflegekräfte werden dabei aufgeschlüsselt nach vier Qualifikationsstufen:
- Pflegefachkräfte
- Assistenzkräfte mit zweijähriger Ausbildung
- Assistenzkräfte mit einjähriger Ausbildung
- Hilfskräfte ohne relevante Ausbildung
Beteiligung von Interessenvertretungen
Beim Erstellen des Dienstplans muss der Arbeitgebende die Interessen der Beschäftigten berücksichtigen, dabei haben Arbeitnehmervertretungen wie Betriebsräte ein Mitspracherecht.
Bekanntgabefrist
Es gibt in Deutschland keine feste gesetzliche Vorgabe dafür, wie lange im Voraus ein Dienstplan bekanntgegeben werden muss. Lediglich für Teilzeitkräfte und Beschäftigte mit befristeten Arbeitsverträgen nennt das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) im § 4 eine konkrete Frist von mindestens vier Tagen für die Arbeitsform „Arbeit auf Abruf“.
Üblich und in vielen Tarifverträgen fixiert ist eine Veröffentlichung mindestens eine bis zwei Wochen vor Beginn der beschriebenen Arbeitsperiode. In der Praxis üblich sind Monats- oder Jahrespläne.
Datenschutz
Personenbezogene Angaben, zu denen auch Name und Arbeitszeiten gehören, fallen unter die Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Deshalb darf der Dienstplan nicht öffentlich und für alle einsehbar veröffentlicht werden.