Das Erstellen von Dienstplänen ist nicht nur für den ordnungsgemäßen Ablauf des Betriebs in der Pflegeeinrichtung unerlässlich, sondern im Rahmen der Dokumentationspflichten auch im Heimgesetz vorgeschrieben. Die sachgerechte Gestaltung und Umsetzung der Dienstpläne zum Erhalt der Qualität der Pflege unter Berücksichtigung der Arbeitsschutzbestimmungen (Arbeitszeit) wird zudem vom Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK) geprüft.
Formale Vorgaben für das Aussehen gibt es nicht. Dienstpläne können demnach von Hand, mit einer Tabellenkalkulation oder mithilfe einer speziellen Dienstplan-Software erstellt werden.
Siehe dazu auch den Testbericht Digitale Pflegedokumentation auf dem Prüfstand der BGW.
Häufig dient der Dienstplan auch zur Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten. Dabei ist es wichtig, sowohl den Soll-Dienstplan mit den geplanten Stunden als auch den Ist-Dienstplan mit den tatsächlich geleisteten Stunden zu dokumentieren. Das ermöglicht am Ende des Erfassungszeitraums das Ermitteln und die korrekte Abrechnung von Zeitguthaben einschließlich möglicher Zeitzuschläge. Zudem kann anhand der Aufzeichnungen die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben (Pausenzeiten, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten) geprüft und nachgewiesen werden.
Verantwortlich für die Erstellung der Dienstpläne sind die Arbeitgebenden, wobei diese das oft an eine von ihnen beauftragte Person delegieren. Das können zum Beispiel Heimleitungen, Stationsleitungen oder Pflegedienstleitungen sein. Um Chaos und Fehler zu vermeiden, sollten Änderungen am Dienstplan von höchstens zwei Verantwortlichen vorgenommen werden. Ein Tauschen von Schichten innerhalb des Personals ohne Rücksprache und Dokumentation sollte demnach vermieden werden.
Die Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeitenden bei der Dienstplangestaltung trägt maßgeblich zur Arbeitszufriedenheit und zum Wohlbefinden bei. Die flexible Gestaltung der Dienstpläne, z. B. bei familiären Verpflichtungen oder persönlichen Wünschen, ermöglicht es den Mitarbeitenden, private und berufliche Verpflichtungen in Einklang zu bringen.