Folgende Daten sollten im Dienstplan enthalten sein:
- Vor-und Nachname sowie Qualifikation des oder der Beschäftigten.
- Zeitraum und Bereich, für die der Plan gilt
- Sollarbeitszeit (Beschäftigungsgrad und -umfang, auch als Prozentangabe möglich)
- Geplante Arbeitsstunden (= Soll-Dienste)
- Abweichende Dienste (angeordnete Änderungen)
- Abweichungen vom Soll-Plan (= Ist-Dienste, z. B. in Form der zusätzlich gearbeiteten Minuten oder Stunden)
- Nachweis für auszugleichende Mehrarbeit/Überstunden und Feiertage
- Datum der Planerstellung, Unterschrift des oder der Erstellenden sowie Unterschrift zuständiger Vorgesetzter
- Planbare Ausfallzeiten und anstehende Events wie Feiertage, Urlaub, Fortbildungen, Kuren, Feste oder Betriebsausflüge
Nicht enthalten sein können unvorhergesehene Ereignisse, die aber trotzdem eingeplant werden müssen. Dazu gehören zum Beispiel Krankheiten, kurzfristige genommene Urlaubstage oder der Abbau von Überstunden von Seiten der Beschäftigten oder unvorhergesehene Gründe für anfallenden Mehraufwand auf Station.
Ein bewährtes Mittel zur Erlangung einer möglichst hohen Flexibilität stellen Springer-Pools dar. In einem solchen Pool arbeiten Stammkräfte, die in unterschiedlichen Bereichen und auf verschiedenen Stationen eingesetzt werden können. Als Ausgleich für ihre erhöhte Flexibilität erhalten Sie oft Zuschläge und können Wünsche äußern wie ein ausschließlicher oder bevorzugter Einsatz an Vormittagen.
Generell sollte der Dienstplan immer eine ausgewogene Mischung aus den Interessen des Arbeitgebers und der anfallenden Arbeit sowie dem Privatleben und den Bedürfnissen der Beschäftigten sein. Dazu sollte er eine höchstmögliche Flexibilität aufweisen und von allen Beteiligten als möglichst fair wahrgenommen werden. Keine einfache Aufgabe.